Powrót z wakacji? Czasem kilka tygodni laby potrafi sprawić, że zapomnimy o wielu istotnych rzeczach – nawet tak prostych, jak poprawna komunikacja w pracy. Dziś, w dobie pandemii, spora część z nas pracuje zdalnie, dlatego podstawową formą komunikacji jest e-mail. Jakich błędów nie popełniać, korespondując ze współpracownikami czy klientami online? Odpowiadamy!
Jak zaczynać?
Pewnie już to wiecie, ale korespondencji e-mail nigdy nie należy zaczynać od słowa „witam”. Ten rodzaj powitania przysługuje bowiem jedynie dla gospodarzy, których właśnie odwiedzili goście w ich domu. Aby uniknąć błędów, wybierzcie inną formę przywitania – gdy korespondujemy z kimś, z kim mamy oficjalne lub jeszcze praktycznie zerowe relacje, odpowiednie będzie „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. Gdy e-mail ma być mniej formalny na miejscu będzie zwyczajne „Dzień dobry” lub „Cześć” czy też zwrot w wołaczu po imieniu adresata.
Co w środku?
W korespondencji mailowej nigdy nie używamy wielkich liter – to najważniejsza zasada, nie ma od niej wyjątków. Unikajmy też błędów ortograficznych, literówek, ponieważ takie listy po prostu trudno się czyta, do tego świadczą o braku szacunku dla odbiorcy. Kiedy musicie wysłać załącznik, nigdy nie róbcie tego w pustym mailu, bez żadnego tekstu – to niegrzeczne. Wystarczy napisać kilka słów, informujących odbiorcę o tym, że w załączeniu znajdzie dokument lub zdjęcie. Nie zapominajmy także o estetyce - zamiast wcięć akapitowych, w mailach robimy po prostu jeden wers odstępu pomiędzy poszczególnymi częściami tekstu. Gdy rozsyłamy wiadomości do grupy odbiorców, zawsze ukrywajmy ich adresy w polu „UDW” – chyba, że korespondujemy np. z grupą współpracowników we wspólnej sprawie.
I jak kończyć?
Przede wszystkim pamiętajcie o tym, by nie stawiać przecinka między kończącym maila „pozdrawiam”, a Waszym podpisem. To bardzo częsty błąd. Gdy korespondujecie z kimś oficjalnie użyjcie zwrotu „z wyrazami szacunku”, a w listach nieformalnych – „miłego dnia”, „do usłyszenia”, czy właśnie „pozdrawiam”.
